領収書(代金の受取人が支払者に対して、金銭を受け取ったことを証明する書類)の記載に不備があると、税務調査の際にトラブルの原因になります。ですから、下記の点に注意をして、領収書をもらってください。
領収書のもらい方
領収書のもらい方として、主に以下の6つの注意点があります(消法30⑨一参考)。
① 宛名は「上様」でなく具体的な社名を記入してもらう。
宛名は正式名称(○○株式会社)を記入してもらいましょう。「上様」や、宛名を空けてもらうことは避けましょう。
② 日付を記入してもらう。
店側から「日付を空けておきましょうか」と聞かれることなどあるかもしれませんが、きちんと日付を記入してもらいましょう。
③ 支払金額を確認する。
買った品物の金額を確認します。
④ 品名や但し書きを具体的に記入してもらう。
品名に「お品代」と記入してもらう場合も少なくありません。しかし、領収書には具体的な品名を記入してもらいましょう。
⑤ 領収書の作成者の名称や住所の記載を確認する
お店の名称や住所がきちんと記載されているか確認しましょう。
⑥ 印紙
5万円以上の領収書には、印紙が必要となります。そのため、必ず貼ってもらうようにしましょう。
レシートのもらい方
レシートの場合も、領収書と同様の要件を満たしていれば問題ないです。ただし、小売店などのように不特定多数の客を相手に商売をしている事業者から、宛名を記入してもらうことは難しいです。そのため、次のような事業者からもらうレシートには、宛名の記入がなくてもよいとされています(消令49④参考)。
小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業等
領収書がもらえない場合
領収書は、税務上の証拠になりますので、領収書のもらい方を参考に基本的にもらってください。ただし、以下のようなケースの場合は、領収書がもらえなくても代わりのモノで、税務上の証拠になります。
(1)銀行口座での振込
銀行口座での振込の場合、振込明細票が領収書の代わりとなります。ただし、どういう目的で振り込んだかを明らかにするため、請求書と一緒に保存をしてください。毎回同じ金額を払うような場合(例えば、家賃等)は、契約書が作成されるのが通常ですので、契約書を保存しておきます。
(2)電車やバス代
電車やバス代を現金で支払った場合は、交通費明細書を作成して記載しておいてください。交通費明細書とは、日付、行先、乗り物、金額などが記載されているものであれば、会社独自のものでかまいません。交通費明細書が領収書の代わりとなります。
(3)現金での給料支払い
文房具屋などで売っている給料支払明細書は、従業員本人に渡すものと複写の会社控え分によって構成されています。会社では、給料支払明細書の控えを保存をしておいてください。領収書の代わりとなります。