令和3年度の税制改正によって、電子帳簿保存法の大きな改正等(令和4年1月1日施行)が行われわれることになりました。

 具体的には、(1)電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)、(2)スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)、(3)電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)で改正があります。

 会社や個人事業主が、今まで通り、紙による領収書等をそのまま紙で保存するならば、(2)スキャナ保存の改正については無視して問題ありません。また、総勘定元帳等を印刷して紙で保存をしているならば、(3)電子帳簿等保存の改正についても無視して問題ありません。

 ただし、(1)電子取引の改正については、どんなに小さな会社や個人事業主でも無視できず、影響を受けることになります。ネットでの取引を一切しないでビジネスをするというのは現実的ではないからです。

 よって、小さな会社や個人事業主の方でも、(1)電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)の改正については、ちゃんと知っておく必要があるということになります。

電子帳簿保存法の対象になる帳簿・書類

 電子帳簿保存法の対象になる帳簿・書類には、以下のものがあります。

電子取引
 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引

国税関係書類
 決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表、その他決算書類)
 取引関係書類(請求書、領収書、契約書、注文書等及び自己が作成したこれらの写し等)

国税関係帳簿
 会計ソフトに入力したデータが中心であり、総勘定元帳、仕訳帳、出納帳、補助簿等

(1)電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)の改正

電子取引とは

 「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます(電法2五)。なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。

 具体的には、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

 amazonや楽天等のECサイトによる購入、店頭でのクレジットカード・電子マネーによるキャッシュレス決済や、取引先によるメールに添付されたPDFによる請求書等受取りも電子取引となります。なお、amazonで購入し送られてきた商品に添付されている紙の納品書等は紙での保存でOKです。

 「電子取引」に該当する場合は、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません。

 令和3年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、改正後からは、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は保存書類として取り扱わないこととされました。

 つまり、令和3年までは、電子により受取った領収書等は印刷して保存をしておけばよかったのですが、令和4年1月1日からは電子データで保存をしないといけないということです。紙での保存はできません(仮にしても、法的に意味ないです)。

電子データの保存方法

 電子データを保存するといっても、PDFで保存をするだけというように事業者の勝手にはできません。下記の真実性と可視性の確保(要件)された状態での保存が必要となっています。

真実性の確保

 電子的に受け取った請求書や領収書等については、データのまま保存しなければならないこととされており(電法7)、その真実性を確保する観点から、以下のいずれかの条件を満たす必要があります(電規4①)。

(1) タイムスタンプが付与されたデータを受領(電規4①一)
(2) 最長2か月+7日以内にタイムスタンプを付与(電規4①二)
(3) データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用(電規4①三)
(4) 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け(電規4①四)

 上記の4つの方法の中で、改正直後に、小さな会社の多くが選択するのは、「(4) 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け」の方法だと思われます。

 (1)、(2)の方法は、自社又は取引先がタイムスタンプを付与すればよいのですが、改正当初から、小さな会社が電子データの全てについて、完全にタイムスタンプの付与ができるか不確実といえます。

 (3)の方法はシステム的に高額になる傾向であるため、小さな会社がすることではないでしょう(正式発表はまだですが、freeeは一番安いプランでも対応する予定だそうです)。

 もっとも、今後、システムの低額化や安易化や、さらなる税制改正によって、この辺は流動的になるでしょうが、とりあえず、改正直後は、小さな会社は、「(4) 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け」をすればよいでしょう。

 下記、国税庁HPの電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のサンプル資料を元に作成するとよいでしょう。

法人の例
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_d.docx

個人事業者の例
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_e.docx

2021/10/21情報追加
 freeeは、電子取引、スキャナ保存ともタイムスタンプ付与方式ではなく、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステムの方向になるそうです。また、一番安いミニマムプラン(法人)でも対応可能とする予定です。正式発表は11月予定です。

 マネーフォワードは、年内に、改正電帳法の電子取引に対応する『マネーフォワード クラウドBox』の無料提供を開始することになりました。
https://corp.moneyforward.com/news/release/service/20210929-mf-press-2/

可視性の確保

 事後的な確認のため、検索できるような状態で保存すること(電規2⑥六)や、ディスプレイ等の備付け(電規2②一イ、二)も必要となります。はっきりいうと、税務調査の効率性のためにあり、具体的には以下のことが必要となります。

(1)保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
(2)電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
(3)検索機能を確保すること

検索機能の確保

 検索機能を確保するには、原則として、以下の3つの要件の全てを満たす必要があります。

(1) 取引年月日、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。
(2) 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することがで
きること。
(3) 2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

 ただし、税務職員(税務調査)による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、(2)及び(3)の要件は不要となっているので、実務的には、(1)の「取引年月日、取引金額及び取引先」だけを検索設定していれば問題ないということになります。

 例えば、ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする場合は、以下のようになります。
(例)2022年(令和4年)10月25日付の株式会社池袋商事からの25,000 円の請求書PDFデータの場合⇒ 「20221025_㈱池袋商事_25,000.pdf」

 取引年月日については和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。また、金額のコンマ(,)を入れる入れないについても統一すべきでしょうが、個人的には桁を間違う可能性があるので、コンマは入れるべきだと思います。

検索機能の確保の免除

 判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000万円以下の事業者については検索機能の確保は不要となります。

 個人事業者については、電子取引が行われた日の属する年の前々年の1月1日から12月31日までの期間の売上高、法人については、電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高が1,000万円を超えるかどうかで判断します。

 売上高が1,000万円を超えるかどうかの判断基準については、消費税法第9条の小規模事業者に係る納税義務の免除の課税期間に係る基準期間における課税売上高の判断基準の例によりますが、例えば、判定期間に係る基準期間がない新規開業者、新設法人の初年(度)、翌年(度)の課税期間などについては、検索機能の確保の要件が不要となります。

電子データで保存すべき主なもの

 国税庁は以下のものについては電子取引に該当すると公表しています。よって、これらについては電子データで保存をすることになります。

⑴ 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
⑵ インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
⑶ 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
⑷ クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
⑸ 特定の取引に係るEDIシステムを利用
⑹ ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
⑺ 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

 ⑴⑵⑹⑺については、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。

 ⑶~⑸については、取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用していれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられます。他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、 ⑴⑵⑹⑺ と同様にします。

 なお、検索機能を確保する必要もあります。

(1)電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領する場合、電子メール本文に取引情報が記載されている場合は当該電子メールをスクリーンショットで撮る方法や、EML・XML形式での保存となります。また、電子メールの添付ファイルにより取引情報(領収書等)が授受された場合は当該添付ファイルを保存します。 

保存をする記憶媒体

 電子帳簿保存法では、記憶媒体や保存すべき電磁的記録を限定する規定はないことから、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存媒体については保存義務者が任意に選択することができることとなります。

 一般的には、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保存することとなります。

 バックアップデータの保存については法令上の要件とはなっていませんが、電磁的記録は、記録の大量消滅に対する危険性が高く、経年変化等による記録状態の劣化等が生じるおそれがあることからすれば、保存期間中の可視性の確保という観点から、バックアップデータを保存することが望まれます。

 なお、実際のバックアップデータの保存に際しては、例えば、サーバ等で保存していた電磁的記録と外部記憶媒体に保存している電磁的記録は当然に同一のものでなければなりません。このため、必要に応じて電磁的記録の保存に関する責任者を定めるとともに、管理規則を作成し、これを備え付けるなど、管理・保管に万全を期すことが望ましいと考えられます。

従業員・役員が会社の経費等を立て替えた場合において、領収書を電子データで受領したら、どうするのか

 会社業務として従業員・役員が立替払いした場合には、原則、当該支払が会社の費用として計上されるべきものであることから、従業員が立替払いで領収書を電子データで受領した行為は、会社の行為として、会社と支払先との電子取引に該当すると考えることができます。つまり、従業員等が個人のクレジットカードにより、会社の経費を立て替えて支払ったような場合は該当するということです。

 従業員等が支払先から電子データにより領収書を受領する行為についても、その行為が会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引に該当します。そのため、この電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、従業員等から集約し、会社として取りまとめて保存し、管理することが望ましいですが、一定の間、従業員等のパソコンやスマートフォン等に保存しておきつつ、会社としても日付、金額、取引先の検索条件に紐づく形でその保存状況を管理しておくことも認められます。

 ただし、この場合においても、真実性の確保に掲げる措置を行うとともに、税務調査の際には、その従業員等が保存する電磁的記録について、税務職員の求めに応じて提出する等の対応ができるような体制を整えておく必要があり、電子データを検索して表示するときは、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく必要があります。

 つまり、一定の間、従業員等のパソコンやスマートフォン等により、請求書データを格納する方法により保存することは認められるのですが、税務調査の際に保存データの検索を行うに当たって特段の措置が取られておらず、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができないような場合には、会社として、その電磁的記録を適正に保存していたものとは認められないということになります。

まとめ

 真実性と可視性の確保(要件)を満たしたうえで、データ保存をするということになりますが、小さい会社や個人事業主の場合は以下のようにするとよいでしょう。

 まず、真実性の確保として、タイムスタンプの付与、あるいは、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステムの利用をする場合は、それが利用できる会計ソフト等を利用するのが一番楽でしょう。この場合は、検索機能の確保の要件も満たすことも可能でしょう。

 ただし、この場合、気を付けないといけない点は、会計・仕訳データが重複しないようにするべきだということです。

 例えば、現金で経費を支払って現金で領収書をもらったものをスキャナ保存(下記で説明)する場合は、そのタイミングで、スタンプ付与と会計・仕訳データの入力がされます。

 一方、電子取引の場合、預金・カードに関したものは、預金・カード口座の同期化により、 会計・仕訳データの入力が会計ソフトに既に取り込まれています。よって、電子取引による領収書等の電子データを保存する場合は、あくまでも、電子データの保存までに留め、会計・仕訳データとして保存をされないようにすべきだということです。そうでないと、いわゆる二重仕訳となってしまうからです。

 マネーフォワードが無料提供する『マネーフォワード クラウドBox』を電子取引のデータ保存のみに利用すれば、いわゆる二重仕訳は防げるでしょう。
https://corp.moneyforward.com/news/release/service/20210929-mf-press-2/

 なお、タイムスタンプの付与、あるいは、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができる会計ソフトを利用する場合であっても、改正直後は、訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けは、しておくべきだと思います。

 小さい会社が、タイムスタンプの付与等を完璧にできるかわかりませんし、また、管理責任者は誰なのか等明確にすべきだからです。

 次に、判定期間に係る基準期間における売上高が 1,000万円以下の事業者については検索機能の確保は不要となるので、訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けをして、データ保存をすればよいということになります。

 ただし、検索機能の確保は不要といっても、自社で、どのデータだったのか、すぐにわからないと不都合になるので、少なくともフォルダー管理ぐらいはすべきでしょう。

 具体的には、5期目(令和3年4月1日から令和4年3月31日)の会社の場合、例えば、「5期_r030401_040331」というようなフォルダを作成し、その下に、「1月分」というように月別のフォルダを作成し保存をするとよいでしょう。

 もっとも、上記のように、真実性と可視性の確保(要件)を満たした会計ソフトを利用することもよいでしょうし、マネーフォワードが無料提供する『マネーフォワード クラウドBox』を利用するのもよいでしょう。

 また、バックアップデータは確保してください。今まで、保存をしていたといっても、ある日突然、消えてしまうということも、当然、あり得るからです。

具体例1 amzon

 amazonで購入し送られてきた商品に添付されている紙の納品書等は紙での保存でOKです。ただし、それは単なる納品書や送り状なので請求書や領収書ではありません。請求書や領収書を電子保存する必要があります。

 amazonの場合、右上の方に「注文履歴」とありますが、そこを押すと注文した商品一覧が出てくると思います。そこの商品ごとの右上に「領収書等」とありますが、そこを押すと「請求書」「領収書/購入明細書」というタブがでてくるので、それぞれ押せば、請求書、領収書が画面に出てくると思います。

 請求書の場合はPDFファイルとなっているので、PDF保存ができます。一方、領収書のページはPDFファイルとなっていないので、領収書ページで、キーボードの 「Ctrl + P」ボタンを押してください。

 そうすると、印刷画面が出てくるのでPDF形式で保存できるプリンターを選択してください。ウェブブラウザがMicrosoft Edgeなら「Microsoft Print to PDF」を選択し、google chromeなら「PDFに保存」を選択すれば、PDF保存できます。

(2)スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)の改正

 スキャナ保存制度は、取引の相手先から受け取った紙での請求書、領収書、契約書、注文書等及び自己が作成したこれらの写し等の国税関係書類(決算関係書類を除きます。)について、一定の要件の下で、紙による保存に代えて、スキャン文書による保存が認められる制度です(電法4③)。

 つまり、スキャナ保存の要件を満たせば、紙の領収書等は廃棄してよいということです。スキャナだけでなくスマホでの撮影でもOKです。

 令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については税務署長の承認制度が廃止されたほか、次のような改正がされました。

(1) タイムスタンプ要件について、付与期間が最長2か月+7日以内とされるとともに、受領者等がスキャナで読み取る際に行う国税関係書類への自署が不要とされました。
 その他、電磁的記録について訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステム(訂正又は削除を行うことができないシステムを含みます。)において、その電磁的記録を保存することにより、その入力期間内に記録事項を入力したことを確認することができる場合にはその確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができることとされました。
(2) 適正事務処理要件(相互けんせい、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等をいいます。)が廃止されたこと。つまり、スキャン後すぐに、原本を廃棄することができます。
(3) 検索機能の確保の要件について、検索項目が取引等の年月日、取引金額及び取引先に限定されるとともに、保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合にあっては、範囲を指定して条件を設定できる機能及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要とされたこと。電子取引の検索機能の確保要件と同じようなことです。

 つまり、約2か月以内のタイムスタンプの付与と検索機能(取引年月日、取引金額及び取引先)の確保さえできれば、紙の領収書等をスキャナ保存し、紙の領収書等はすぐに廃棄できるということになります。

 普及されている会計ソフトであれば、タイムスタンプ要件等を満たすことは可能となっています。

freee(レシート類の原本を破棄可能にする(電子帳簿保存))
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/207213866/

マネーフォワードクラウド(マネーフォワードクラウド経費ならではの電子帳簿保存法対応)
https://biz.moneyforward.com/expense/denshi_hozon/

 検索機能(取引年月日、取引金額及び取引先)の確保についても、タイムスタンプ要件を満たすことができる会計ソフトであれば、通常、対応可能になるでしょう。

 紙での領収書等を保存(7年間、欠損金のある会社の場合は10年間)するのが場所を取るなどの場合は、このスキャナ保存をするのがよいと思いますが、約2か月以内という付与期間制限があるため、決算間際になって、一気にタイムスタンプを付与するというようなことはできず、こまめに、データ処理をする必要があるということです。

2021/10/21情報追加
 freeeは、電子取引、スキャナ保存ともタイムスタンプ付与方式ではなく、訂正又は削除を行った事実及び内容を確認することができるシステムの方向になるそうです。また、一番安いミニマムプランでも対応可能とする予定です。正式発表は11月予定です。

(3)電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)の改正

 会計ソフト等で電子的に作成した国税関係書類(決算関係書類)及び総勘定元帳、仕訳帳、出納帳、補助簿等の国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました。

 実務的には、総勘定元帳等は印刷しておくと場所をとるということで、会計ソフトのデータで保存をしていて、税務調査の連絡があったら印刷するということが結構されており、税務署も、それに対して、何も言ってこない状況です。

 ですから、これに関しては、実務的には、大きな変化がないといえます。

 なお、一定の国税関係帳簿について優良な電子帳簿の要件を満たして電磁的記録による備付け及び保存を行い、本措置の適用を受ける旨等を記載した届出書をあらかじめ所轄税務署長に提出している保存義務者について、その国税関係帳簿(優良な電子帳簿)に記録された事項に関し申告漏れがあった場合には、その申告漏れに課される過少申告加算税が5%軽減される措置が整備されました。

 ただし、小さな会社が優良な電子帳簿の要件を満たすのは、手間がかかるので、現実的ではないといえます。それより、私的費用の計上等申告漏れがないようにすべきと思います。