中小企業の旅費規程の作り方－税務上の注意点と記載例

概要

　会社で出張がある場合、交通費や宿泊費の実費のほか、出張日当を支給することがあります。このような場合に作成されるのが「旅費規程」です。

　インターネット上では「旅費規程を作れば日当を非課税で支給できる」と説明されることがありますが、旅費規程を作成しただけで、その規程に書かれた金額が当然に所得税非課税となるわけではありません。

　税務上重要なのは、実際に会社の業務上必要な出張が行われ、支給した旅費や日当がその旅行について通常必要と認められる範囲であり、規程を作成した場合には実際にもその規程に従って運用していることです（所法9①四、所基通9－3）。

　この記事では、中小企業が旅費規程を作成する場合の税務上の考え方と、実際に規程を作成する際の記載例を解説します。

旅費規程がなければ非課税にならないわけではない

　所得税法9条1項4号は、給与所得を有する者が勤務する場所を離れて職務を遂行するために旅行をした場合、その旅行について通常必要であると認められる旅費を非課税としています。

　所得税法には「旅費規程が存在すること」を非課税要件とする規定はありません。

　したがって、旅費規程がないという理由だけで、業務上必要な出張のため会社が負担した合理的な交通費や宿泊費の実費が直ちに給与になるというものではありません。

　一方、一定の日当を継続して定額支給する場合には、誰に、どのような出張について、いくら支給するのかを明確にし、恣意的な支給を避けるという意味で旅費規程を作成する実務上の意義は大きいでしょう。

旅費規程を作れば何円でも非課税になるわけではない

　所得税基本通達9－3では、非課税となる旅費について、旅行の目的、目的地、行路、期間、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行について通常必要とされる範囲であることを求めています（所基通9－3）。

　さらに、支給額について次の二つの事項を勘案するとしています。

　したがって、旅費規程に「社長の日当は1日30,000円」と記載したからといって、その30,000円が当然に非課税になるわけではありません。規程の内容自体に合理性が必要です。

同業種・同規模他社の日当額を調査する義務があるのか

　所得税基本通達9－3(2)には、同業種・同規模の他の会社等が一般的に支給している金額との比較が明記されています（所基通9－3(2)）。

　しかし、実際には、中小企業が他社の日当額や旅費規程を知ることは容易ではありません。旅費規程は会社内部の規程であり、一般に公表されているとは限らないからです。

　また、所得税法令や所得税基本通達には、日当を非課税とするために「同業他社○社を調査する」「他社の旅費規程を○社分保存する」といった調査方法や資料保存義務は定められていません。

　したがって、入手困難な他社の内部資料を無理に集める必要があるということではありません。

　日当額を決める際には、まず、自社における出張の実態、旅行者の職務内容や地位、出張に伴う通常の負担、役員と従業員とのバランスなどを踏まえて合理的な金額を設定することが重要です（所基通9－3(1)）。

　その上で、業界団体や民間調査機関等が公表している利用可能な資料があれば、補助的な参考資料として利用することが考えられます（所基通9－3(2)）。

　具体的な同業他社の日当額が分からないという理由だけで、自社の日当が直ちに給与となるわけではありません。

　もっとも、一般的な水準と比較して明らかに高額と思われる日当を設定する場合には、その金額を合理的に説明できる事情がより重要になります。

一人会社や親族だけの会社の場合

　社長1人だけの法人や、役員・従業員が社長とその親族だけという会社もあります。このような会社では、一般の会社と比べて役員と従業員との社内比較を行いにくいことがあります。

　しかし、「一人会社だから出張日当を非課税にできない」という規定はありません。

　この場合にも、会社の業務上必要な出張であること、その旅行について通常必要と認められる金額であること等によって判断されます（所法9①四、所基通9－3）。

　ただし、会社側と日当を受け取る側が事実上同一人物であるため、金額を自由に設定できる状況にあります。

　そのため、特に高額な日当を設定する場合には、「なぜこの金額なのか」を説明できるようにしておくことが重要でしょう。

中小企業の旅費規程は複雑にしすぎない

　中小企業の旅費規程で重要なのは、立派で複雑な規程を作ることではありません。実際に継続してその規程どおり運用できることの方が重要です。

　例えば、比較的小規模な会社であれば、交通費は合理的な経路による実費、宿泊費は通常必要な範囲の実費、出張日当のみ定額とする方法は比較的運用しやすいでしょう。

　宿泊費についても、必ず「1泊○円まで」という固定上限を設けなければならないわけではありません。

　ホテル料金は地域、曜日、繁忙期、イベントの開催等によって大きく変動しますので、「通常必要な範囲の実費」とし、高額になる場合だけ事前又は事後の承認を必要とする方法も考えられます。

日当額は規程例でも一律の金額を示しにくい

　民間企業の日当について、税法上の一律の非課税限度額はありません（所法9①四、所基通9－3）。

　したがって、「中小企業なら日帰り2,000円、宿泊3,000円にしておけば大丈夫」といった税務上の基準もありません。

　実際に規程を採用する会社が、自社の事情に応じて金額を決めることを想定しています。

　例えば役員と従業員を同額にすることもできますし、職務内容や地位等に合理的な違いがある場合には役職別に金額を設けることもできます。

　ただし、役職別に差を設ける場合にも、役員や従業員の全てを通じて適正なバランスが保たれていることが必要です（所基通9－3(1)）。

役員と従業員の日当を同額にしなければならないのか

　下記のモデル規程では、運用を単純にするため役員と従業員の日当を同額としています。しかし、税法上、役員と従業員の日当を必ず同額にしなければならないという規定はありません。

　所得税基本通達9－3(1)が求めているのは、「役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準」で計算されていることです（所基通9－3(1)）。

　したがって、代表取締役、その他の役員、管理職、一般従業員などについて、その職務内容や地位等に応じた合理的な差を設けることは可能です。

　役職別にする場合には、下記のモデル規程の第8条第2項を削除し、例えば別表方式に変更すると運用しやすいでしょう。

　ただし、役員だからという理由だけで従業員に比べて著しく高額に設定すればよいということではありません。金額の差について合理的に説明できることが重要です（所基通9－3）。

「片道○km以上」を出張とする必要はあるのか

　旅費規程の記載例の中には、「通常の勤務地から片道50km以上を出張とする」などの距離基準を設けているものがあります。

　しかし、所得税法令や所得税基本通達に「○km以上でなければ出張にならない」という基準はありません。

　会社が管理上分かりやすくするために距離基準を設けることはできますが、その距離が税法上の非課税要件になるわけではありません。

　会社の業務内容によっては、距離よりも「通常の営業活動か、それとも通常の勤務地を離れて行う臨時の業務か」という区分の方が実態に合う場合もあります。

　そのため、下記モデルでは一律の距離基準を設けていません。

旅費規程と実際の支給を一致させることが重要

　平成26年2月21日裁決（裁事94集）では、海外出張に係る旅費日当について、代表者及び従業員が実際に海外へ出張した事実と、旅費日当が実際に支給されていた事実が、費用請求用紙、小口現金出納帳、辞令、海外出張辞令、旅費精算書及び従業員の答述等から認定されました。

　国税不服審判所は、これらの旅費日当について、出張の事実等から債務確定基準の要件を満たしており、会社の業務との関連性を特段疑わせる事実もなく、支給額も不当に多額とは認められないとして、実際に支給されたことが確認できた旅費日当の損金算入を認めました（法法22③二、法基通2－2－12、法基通9－7－6、国税不服審判所平成26年2月21日裁決）。

　一方、会社は、代表者については旅費規程に基づいて計算した金額を、従業員についても一定の場合には旅費規程に基づいて計算した金額まで損金に算入すべきであると主張しました。

　しかし、国税不服審判所は、旅費規程に基づいて計算した金額と実際に旅費日当として支給された金額が一致していないことなどから、そもそもその旅費規程が実際に運用されていたとは認められないと判断しました。

　そして、実際に支給されたことを確認できた旅費日当以外の金額については、代表者及び従業員に支給された事実を確認できないとして、旅費規程に基づく計算額まで損金算入すべきであるとの会社の主張を採用しませんでした。

　この裁決で注目すべきなのは、旅費規程が実際に運用されていなかったからといって、旅費日当の全額が否認されたわけではないという点です。

　実際の出張及び支給の事実が認められ、業務との関連性があり、支給額も不当に多額ではないと認められた旅費日当については、損金算入が認められています。

　反対に、旅費規程が存在していても、規程に基づく計算額と実際の支給額が一致せず、その規程が実際に運用されていない場合には、「規程上はこの金額を支給することになっている」というだけで、その規程上の金額まで損金算入できるわけではありません。

　したがって、旅費規程を作成する場合には、規程を作成するだけでなく、実際の旅費日当の計算及び支給を規程と整合させるとともに、出張の事実と実際の支給額を後から確認できる資料を残しておくことが重要です。

旅費規程があっても私的な旅行は会社経費にならない

　平成27年7月28日裁決（裁事100集）では、代表者が青年会議所の会議等に出席するための交通費、宿泊費及び日当について、会社の事業遂行上必要な費用ではなく、代表者が個人的に負担すべき費用として、代表者に対する給与に該当すると判断されています。

　したがって、旅費規程があれば私的な旅行まで出張扱いにできるということではありません。

　オーナー会社の場合には、特に会社の業務と社長個人の活動との区分を明確にしておく必要があります。

平成27年7月28日裁決（裁事100集）要旨

　請求人は、代表者が青年会議所の会議等（本件各会議等）に出席するための交通費、宿泊費及び日当（本件旅費交通費）は、本件各会議等を含む青年会議所の活動が経営者に対する教育費用、請求人の受注活動費用及び新規事業開拓費用としての性質を有していることなどからすると、請求人の事業の遂行上必要な費用であり、代表者が負担すべきものではないことから、代表者に対する給与に該当しない旨主張する。
　しかしながら、本件会議等は、特定の個人又は法人の利益を目的として行われるものではなく、青年会議所の定款に掲げられた公益的な目的及び事業の内容に則した活動が行われ、代表者は、そのプログラムに沿った活動を行っており、代表者が本件会議等に出席したことが、取引先の確保や代表者の経営者としての能力の向上、新規事業の開拓に寄与することになったとしても、それは青年会議所の活動に付随する副次的な効果にすぎないことなどからすると、本件旅費交通費は、社会通念に照らし客観的にみて、請求人の事業遂行上必要な費用ではなく、代表者が個人的に負担すべきものであるから、代表者に対する給与に該当する。

出張記録はどこまで残すか

　税法上、全ての会社について特定様式の「出張報告書」を作成しなければならないという規定があるわけではありません。

　重要なのは、後から出張の事実、業務上の目的、旅費の支給内容を確認できることです。

　下記モデル規程では、旅費精算書等によって出張日、出張先、訪問先、出張目的、業務内容、交通費、宿泊費、日当等を確認できるようにしています。

　会社の規模が小さい場合には、出張申請書、出張報告書、旅費精算書をそれぞれ別々に作る必要はなく、一つの書類や会計システム上の申請で必要事項を記録する方法でもよいでしょう。

　規程を複雑にしすぎて実際には運用されなくなるよりも、自社で継続して実行できる方法を採用することが重要です。

消費税・インボイス制度との関係

　国内出張について役員又は従業員に支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち、その旅行について通常必要であると認められる部分は、消費税法上、課税仕入れに係る支払対価として取り扱われます（消基通11－2－1）。

　インボイス制度では、この通常必要と認められる出張旅費等について、一定事項を記載した帳簿のみの保存によって仕入税額控除が認められます（消法30⑦、消令49①一ニ、消規15の4二、消基通11－6－4）。

　この取扱いについても、社内旅費規程があること自体が要件ではありません。

　帳簿のみで仕入税額控除が認められる「通常必要であると認められる部分」は、所得税基本通達9－3に基づいて判定されます（消基通11－2－1、11－6－4）。

まとめ

　旅費規程には「これを作れば日当が非課税になる」という効果があるわけではありません。

　旅費規程の実務上の役割は、どのような出張を対象とし、どの費用をどの基準で会社が負担するのかを明確にして、役員や従業員に対する支給を恣意的に行わないようにすることにあります。

　また、所得税基本通達9－3は同業種・同規模他社との比較を判定要素としていますが、中小企業に入手困難な他社の旅費規程や日当額を収集することまで要求する規定ではありません（所基通9－3(2)）。

　自社の出張実態に即した合理的な規程を作り、利用可能な客観的資料があれば参考にしながら金額を決め、何よりも作成した規程を実際に継続して運用することが重要です。

　なお、具体的な日当や宿泊費の金額を税務上どのように考えるかについては、別記事「出張旅費（宿泊費）や日当の金額を税務調査で否認されないための注意点」で詳しく解説しています。

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中小企業向け旅費規程の記載例

　以下は、国内出張を中心とする一般的な中小企業を想定した記載例（モデル規程）です。

　交通費及び宿泊費は原則実費とし、出張日当のみ定額とするシンプルな規程にしています。日当額の「○○円」の部分については、自社の実情に応じて決定してください。

旅費規程（モデル規程）

第1条（目的）

　本規程は、役員及び従業員が会社の業務のために出張する場合に支給する旅費について必要な事項を定め、旅費の適正かつ合理的な支給を行うことを目的とする。

第2条（適用範囲）

　本規程は、会社の役員及び従業員に適用する。

第3条（出張）

　本規程における出張とは、役員又は従業員が会社の命令又は承認を受け、通常の勤務地を離れて会社の業務を遂行するために旅行することをいう。

2　日常的な営業活動、外勤その他通常の職務として反復継続して行われる移動については、会社が特に出張として承認した場合を除き、本規程にいう出張には含めない。

第4条（出張の承認）

　出張を行う者は、原則として事前に、出張日、出張先、訪問先及び出張目的を明らかにして会社の承認を受けるものとする。

2　緊急その他やむを得ない事情により事前の承認を受けることができない場合には、出張後速やかに承認を受けるものとする。

第5条（旅費の種類）

　会社が支給する旅費は、交通費、宿泊費、出張日当及び会社が業務上必要と認めたその他の費用とする。

第6条（交通費）

　交通費は、出張の目的、所要時間、費用その他の事情を考慮し、合理的かつ経済的な経路及び交通手段による実費を支給する。

2　鉄道、航空機その他の交通機関を利用する場合には、原則として通常の業務上必要な範囲の運賃及び料金を支給する。

3　タクシー、レンタカーその他通常と異なる交通手段を利用した場合には、その利用について業務上の必要性があると会社が認めたときに、その実費を支給する。

4　業務上の必要性その他特別な事情がある場合には、会社の承認を受けて前各項と異なる取扱いをすることができる。

第7条（宿泊費）

　宿泊費は、出張のため宿泊する必要がある場合に、通常必要と認められる宿泊施設の利用に要した実費を支給する。

2　宿泊料金が通常の水準と比較して高額となることが見込まれる場合には、原則として事前に会社の承認を受けるものとする。

3　繁忙期、イベント開催、取引先等による宿泊施設の指定、安全確保、交通事情その他やむを得ない事情により通常より高額な宿泊費が発生した場合には、その事情を明らかにした上で、会社が通常必要と認める実費を支給することができる。

第8条（出張日当）

　役員及び従業員が出張した場合には、出張に伴う諸雑費その他通常の勤務地を離れて業務を行うことに伴う負担に充てるため、次の出張日当を支給する。

2　前項の日当は、役員及び従業員について同額とする。

3　宿泊を伴う出張については、会社が承認した出張日数に応じて日当を支給する。

4　通常の勤務、日常的な営業活動その他反復継続して行われる外勤業務に該当する移動については、会社が特に出張として承認した場合を除き、日当を支給しない。

第9条（業務上の飲食費）

　取引先との商談、会議、接待その他会社の業務上必要な飲食費については、出張日当とは別に、会社がその支出を業務上必要と認めた場合に実費を精算することができる。

2　前項の費用を精算する場合には、飲食の目的、参加者その他会社が必要と認める事項を記録するものとする。

第10条（その他の費用）

　会議参加費、駐車料金、通行料金、通信費その他出張に伴って発生した費用については、会社が業務上必要と認めた場合にその実費を支給する。

第11条（特別な事情がある場合）

　出張先の事情、業務上の必要性その他特別な事情により、本規程に定める通常の取扱いによることが適当でない場合には、会社の承認を受けて必要な旅費を支給することができる。

2　前項を適用した場合には、その理由を旅費精算書その他の書類に記録するものとする。

第12条（旅費の仮払）

　会社は、必要があると認める場合には、出張前に旅費の概算額を仮払いすることができる。

第13条（出張報告及び旅費の精算）

　出張者は、出張終了後速やかに、出張日、出張先、訪問先、出張目的及び業務内容を記載した旅費精算書その他会社が定める書類を提出するものとする。

2　交通費、宿泊費その他実費精算を行う費用については、領収書、利用明細その他支出の事実を確認できる資料を添付するものとする。ただし、通常これらの資料が交付されない支出については、この限りでない。

3　旅費の仮払いを受けた場合には、出張終了後速やかに精算し、その過不足を清算するものとする。

第14条（二重支給の禁止）

　同一の費用について、本規程による旅費と他の経費として重複して支給又は精算を行わない。

第15条（海外出張）

　海外出張については、出張先の物価、為替相場、宿泊事情、安全上の事情その他国内出張と異なる事情があるため、原則として出張ごとに会社の承認を受けるものとする。

2　海外出張の日当その他の定額支給については、必要に応じて別途基準を定める。

第16条（規程の改廃）

　本規程の改廃は、会社の定める手続により行う。

附則

　本規程は、令和○年○月○日から施行する。