プライバシーポリシー（個人情報保護方針） - 東京クラウド会計税理士事務所

　東京クラウド会計税理士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、税務・会計その他の業務を行うにあたり、お客様、お問い合わせをいただいた方、取引先その他の関係者の個人情報を取り扱います。

　当事務所は、税理士として高度な守秘義務を負っていること及び税務・会計業務において重要な個人情報を取り扱うことを認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）、税理士法その他の関係法令及びガイドラインを遵守し、個人情報及び特定個人情報等を適正に取り扱います。

1．個人情報取扱事業者

東京クラウド会計税理士事務所
代表税理士　中島吉央

〒171-0021
東京都豊島区西池袋2-43-5 日神パレステージ西池袋902号

2．取得する個人情報

　当事務所は、業務上必要な範囲において、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

　当事務所が取得する個人情報には、主として次のような情報が含まれます。

氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレスその他の本人に関する情報
法人名、屋号、役職、事業内容、所在地その他事業に関する情報
売上、所得、賃貸収入、資産、負債、取引、銀行口座、クレジットカード、会計帳簿、請求書、領収書その他税務・会計に関する情報
利用している会計ソフト、記帳方法、仕訳件数その他経理・記帳に関する情報
給与、報酬、源泉徴収、年末調整、役員・従業員等の人数その他給与計算及び人事に関する情報
家族関係、相続関係、財産、債務その他相続税、贈与税等に関する情報
税務申告書、届出書、申請書その他税務関係書類に記載された情報
当事務所との契約、相談、面談及び連絡等の内容
お問い合わせフォーム等を通じて取得する情報
IPアドレス、利用するブラウザ・端末等に関する情報その他当サイトの利用及びセキュリティ確保に伴い取得される情報
その他、税務・会計その他当事務所の業務を遂行するために必要な情報

　業務上必要な場合には、法令の定めに従い、要配慮個人情報を取得することがあります。。

3．個人情報の利用目的

　当事務所は、取得した個人情報を、次の目的のために必要な範囲で利用します。

税務代理、税務書類の作成、税務相談その他の税理士業務を行うため
法人税、所得税、消費税、相続税、贈与税その他の国税及び地方税に関する申告、届出、申請その他の手続を行うため
記帳代行、会計帳簿の作成、決算、月次確認その他の会計業務を行うため
給与計算、年末調整、源泉徴収、法定調書その他これらに関連する業務を行うため
e-Tax、eLTAXその他の電子申告、電子申請及び電子納税に関連する業務を行うため
税務署、国税局、都道府県、市区町村その他の行政機関等への書類提出及び連絡を行うため
税務調査、不服申立て、税務訴訟その他の税務に関する手続への対応を行うため
顧問契約、申告業務その他の契約の締結、履行及び管理を行うため
見積り、請求、入金管理その他契約に付随する事務を行うため
お客様からの相談、質問及びお問い合わせに対応するため
本人確認、依頼内容の確認、利益相反の確認その他業務を適正に遂行するために必要な確認を行うため
税務・会計に関する期限、制度改正その他お客様に必要と認められる情報を案内するため
不正アクセス、不正利用その他の不正行為を防止し、当事務所及びお客様の情報を保護するため
当事務所のサービス及び業務運営の改善を行うため
採用応募者への連絡、採用選考その他採用活動を行うため
法令上の義務を履行するため
前各号に付随又は関連する業務を行うため

　取得した個人情報について、上記の利用目的と合理的な関連性を有する範囲を超えて利用目的を変更する場合には、法令に従い、本人への通知又は公表その他必要な手続を行います。

4．特定個人情報等（マイナンバー）の取扱い

　当事務所は、個人番号及び個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報等」といいます。）について、番号法その他の関係法令により認められた範囲に限って取得、利用、提供、保管及び廃棄します。

　当事務所がお客様から委託を受けて特定個人情報等を取り扱う場合、その利用目的は、税務申告、源泉徴収、年末調整、法定調書その他法令上個人番号の記載又は利用が認められている事務を遂行するためとします。

　特定個人情報等については、本人の同意がある場合であっても、番号法その他の法令で認められていない目的のために利用又は第三者へ提供することはありません。

　特定個人情報等を保管する必要がなくなった場合には、法令その他により保存が必要な場合を除き、適切な方法により削除又は廃棄します。

　また、特定個人情報等については、その性質及び情報漏えい時の影響を考慮し、特に慎重に取り扱います。

5．税理士法上の守秘義務

　当事務所の税理士は、税理士法第38条に基づき、正当な理由なく、税理士業務に関して知り得た秘密を他に漏らし、又は窃用することはありません。

　この守秘義務は、税理士でなくなった後も継続します。

　また、当事務所の使用人その他の従業者についても、税理士法第54条その他の関係法令に基づき、税理士業務に関して知り得た秘密を適切に取り扱います。

　当事務所は、個人情報保護法上の個人情報に該当するか否かにかかわらず、税理士法上守秘義務の対象となるお客様の情報について適切に管理します。

6．個人データの第三者提供

　当事務所は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
国の機関、地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
その他個人情報保護法その他の法令により認められている場合

　なお、お客様から委任又は依頼を受けた税務業務等の遂行に必要な範囲において、税務署、国税局、地方公共団体その他の行政機関等へ情報を提出する場合があります。

　当事務所は、個人データを第三者へ提供することを利用目的として、個人情報保護法上のオプトアウト制度による第三者提供を行うものではありません。

7．クラウドサービスその他外部サービスの利用

　当事務所は、税務・会計業務及び事務所運営を適切かつ効率的に行うため、クラウドサービスその他の外部サービスを利用します。

　当事務所が利用するサービスには、次のようなものがあります。

Google Workspace等のメール、文書作成、オンラインストレージその他の業務システム
freee、マネーフォワードクラウド、弥生その他の会計・税務関連サービス
Zoomその他のオンライン会議サービス
Chatworkその他のコミュニケーションサービス
Cloudflare Turnstileその他の不正アクセス、迷惑送信、自動送信等を防止するためのセキュリティサービス
e-Tax、eLTAXその他の行政機関が提供する電子申告・電子申請システム
その他、税務・会計業務又は事務所運営に必要なクラウドサービス及び情報システム

　これらのサービスを利用する場合、当事務所は、取り扱う情報の内容及びリスクを踏まえ、サービス提供事業者の安全管理体制、利用規約、プライバシーポリシー、データの取扱条件その他必要な事項を確認し、適切なサービスを選定するよう努めます。

　個人情報の取扱いを外部事業者へ委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、契約その他の方法により必要な事項を定め、法令に基づき必要かつ適切な監督を行います。

　クラウドサービスの利用が個人情報保護法上の第三者提供又は外国にある第三者への提供に該当する場合には、同法その他の関係法令に従い必要な措置を講じます。。

8．生成AIサービスの利用

　当事務所では、業務の効率化、情報の整理、文章作成の補助、調査・検討の補助、システムその他の業務改善等を目的として、Gemini、Gemini Notebook、ChatGPT、Claudeその他の生成AIサービスを利用する場合があります。

　生成AIサービスを業務に利用する場合には、税理士法上の守秘義務及び個人情報保護法その他の関係法令を遵守し、入力する情報の内容及び利用目的、生成AIサービス提供事業者による入力情報の取扱い、機械学習その他への利用の有無、利用規約、プライバシーポリシー、データ保護に関する設定その他必要な事項を確認したうえで利用します。

　個人情報を含む情報を生成AIサービスへ入力する場合には、その個人情報について特定された利用目的の達成に必要な範囲内であることを確認します。

　また、本人の同意その他法令上認められる根拠がないにもかかわらず、入力した個人データが回答の生成以外の目的で利用される生成AIサービスに、当該個人データを入力しないよう適切な措置を講じます。

　特定個人情報等（マイナンバー）については、法令上認められた事務の範囲及び必要性を踏まえ、特に厳格に取り扱います。

　生成AIによる出力は業務上の補助として利用するものであり、税務上その他の専門的判断については、必要に応じて税理士その他の担当者が法令、通達、公的資料その他の資料を確認したうえで判断します。

9．外国における個人データの取扱い

　当事務所が利用するクラウドサービスその他の外部サービスについては、外国に所在する事業者が提供している場合又は外国に所在するサーバー等に個人データが保存される場合があります。

　外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国の個人情報保護制度その他必要な外的環境を把握したうえで、個人情報保護法その他の関係法令に従い必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

　外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合には、本人の同意の取得その他、個人情報保護法により必要とされる措置を講じます。

　当事務所が講じている安全管理措置及び外国における個人データの取扱いに関し、法令上本人の知り得る状態に置くことが求められている事項の詳細については、安全管理上支障がない範囲で、本人からの求めに応じて遅滞なく回答します。

10．安全管理措置

　当事務所は、取り扱う個人データ及び特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損、不正利用その他の事故を防止するため、その内容及びリスクに応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

　主な安全管理措置は次のとおりです。

（1）基本方針及び取扱方法の整備

　個人情報及び特定個人情報等を適正に取り扱うため、関係法令及びガイドラインを踏まえた取扱方法を定めます。

（2）組織的安全管理措置

　個人情報等の取扱状況を確認するとともに、漏えい等の事案が発生した場合又はそのおそれを把握した場合に適切に対応できる体制を整備します。

（3）人的安全管理措置

　個人情報等を取り扱う者に対して、個人情報保護及び秘密保持について必要な教育及び監督を行います。

（4）物理的安全管理措置

　個人情報等を取り扱う書類、機器及び電子媒体等について、盗難、紛失、不正な持出し又は閲覧等を防止するため、必要な措置を講じます。

（5）技術的安全管理措置

　個人情報等を取り扱う情報システムについて、アクセス権限の適切な管理、本人認証、不正アクセス対策その他情報システムの安全性を確保するために必要な措置を講じます。

（6）外的環境の把握

　外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報保護制度等を把握したうえで、安全管理措置を講じます。

　安全管理措置の具体的な内容については、その全部を公表することによって安全管理に支障が生ずる場合を除き、本人からの求めに応じて法令に従い回答します。

11．個人情報の保存及び削除

　当事務所は、個人情報について、利用目的を達成するために必要な期間、税法その他の法令により保存が必要とされる期間及び税理士業務その他の業務上合理的に必要な期間保存します。

　保存する必要がなくなった個人情報については、法令その他の事情により引き続き保存する必要がある場合を除き、その性質に応じた適切な方法により削除又は廃棄します。

　なお、税務・会計資料等については、法令上の保存期間が終了したことのみをもって直ちに削除又は廃棄するものではなく、契約関係、税務上の必要性その他合理的な事情を考慮して保存期間を判断する場合があります。

12．Cookie及びアクセス解析について

　当サイトでは、サイトの利用状況の把握、利便性の向上、セキュリティの確保及びサイトの改善等を目的として、Cookieその他これに類する技術を利用する場合があります。

　また、当サイトでは、アクセス状況を分析するためGoogle Analyticsその他のアクセス解析サービスを利用する場合があります。

　これらのサービスでは、Cookie等を利用して、閲覧したページ、アクセス日時、利用したブラウザ及び端末に関する情報、IPアドレスその他のアクセス情報が収集される場合があります。

　Googleによる情報の取扱いについては、Googleが定める利用規約及びプライバシーポリシーその他の規定に従います。

　利用者は、ブラウザの設定によりCookieの利用を制限又は無効にすることができます。ただし、Cookieを無効にした場合、当サイトの一部の機能が正常に利用できなくなる場合があります。

13．お問い合わせフォームについて

　当サイトのお問い合わせフォームでは、税理士顧問契約、税理士変更、税務申告代行及び有料税務相談その他当事務所への依頼に関するお問い合わせを受け付けています。

　お問い合わせフォームを通じて取得した個人情報その他の情報は、お問い合わせへの回答、依頼内容の確認、顧問契約、税理士変更、税務申告代行、有料税務相談その他の業務の受任可否の検討、見積り、本人確認、利益相反の確認その他お問い合わせへの対応に必要な目的のために利用します。

　お問い合わせ内容に応じ、氏名、メールアドレス、電話番号、法人名・屋号、事業形態、所在地、売上高又は賃貸収入、決算月、利用している会計ソフト、記帳代行の希望、仕訳件数、銀行口座数、クレジットカード数、領収書等の枚数、消費税の課税状況、役員・従業員等の人数、申告の種類及び期限その他依頼内容の確認に必要な情報を取得する場合があります。

　お問い合わせフォームには、迷惑送信、自動送信その他の不正利用を防止するため、Cloudflare Turnstileを利用しています。Cloudflare Turnstileの利用に伴い、IPアドレス、ブラウザ、端末、ユーザーエージェントその他セキュリティ上必要な情報がCloudflareにより処理される場合があります。

　お問い合わせフォームから送信された情報について、実際に契約に至らなかった場合であっても、お問い合わせへの対応記録、利益相反の確認、不正な問い合わせへの対応その他業務上合理的に必要な範囲で一定期間保存する場合があります。

　お問い合わせフォームには、税務相談その他の目的に必要な範囲を超える個人情報、特定個人情報等その他特に機密性の高い情報を入力しないようお願いいたします。